بالإسبانية بالبرتغالية
أصبح التعاون عن بُعد والاجتماعات عبر الإنترنت أسلوباً معتاداً للعمل معاً في معظم القطاعات نتيجة جائحة Covid-19. ولحسن الحظ، تتوفر تقنيات الاجتماعات عبر الإنترنت بسهولة لمساعدة الفرق على الالتقاء والعمل معاً كما لو كانوا حاضرين في المكان نفسه. ومع ذلك، ثبت أن التكيف مع معيار العمل الجديد يمثل تحدياً لبعض الفرق، ومن المهم اتباع استراتيجيات تحافظ على تركيز الجميع والتزامهم بالمسار. سنتناول في هذه التدوينة أفضل الممارسات وميزات المنصة التي تساعد على إبقاء اجتماعاتك عبر الإنترنت منتجة.
إشراك المشاركين في الاجتماع بفاعلية
تزخر الاجتماعات عبر الإنترنت بمشتتات محتملة قد تصرف انتباه المشاركين. يمكن لأعضاء الفريق الاطلاع على أخبار فريقهم الرياضي المفضل، أو تصفح وسائل التواصل الاجتماعي، أو مشاهدة مقطع فيديو سريع ببضع نقرات فقط. وخلال الاجتماع، قد يتعرض جميع المشاركين لمشتتات كهذه، فتتراكم سريعاً وتؤثر بشدة في إنتاجية الاجتماع. يمكن للخطوات التالية مساعدة أعضاء فريقك على المشاركة بفاعلية وإعادة تركيزهم على الاجتماع الجاري.
أعد جدول أعمال وارجع إليه باستمرار
يساعد جدول الأعمال على تنظيم الاجتماع قبل أن يبدأ، ويتيح لأعضاء الفريق الاستعداد له كما ينبغي مسبقاً. كما أن الرجوع إلى جدول الأعمال أثناء الاجتماع يعيد تركيز الأعضاء الذين تشتت انتباههم على هدف محدد ويشركهم في النقاش أو العرض. ويمكن أيضاً إعداد جداول الأعمال ومشاركتها وعرضها وتحريرها مع تقدم الاجتماع، لإبقاء المستجدات الرئيسية محدثة ومتاحة لجميع المشاركين.
اطرح مزيداً من الأسئلة
حتى في الاجتماعات الحضورية، قد يفقد أحد الزملاء تركيزه ويشرد ذهنه بسهولة إذا لم يكن مشاركاً بفاعلية. وينطبق ذلك بدرجة أكبر على الاجتماعات عبر الإنترنت. يُعد طرح الأسئلة استراتيجية مهمة للحفاظ على تركيز الفريق وتعاونه وتوجيه الاجتماع نحو هدفه المنشود. كما يمكن الاستفادة من ميزات منصة الاجتماعات مثل Q&A ورفع اليد والدردشة للمساعدة في ذلك.
خصص فترات استراحة قصيرة أكثر
من المهم إدراك أن هناك الكثير من المشتتات التي تتنافس على انتباه أعضاء الفريق أثناء الاجتماع عبر الإنترنت، وهذا أمر طبيعي. وعلى عكس الاجتماع الحضوري، يركز المشاركون باستمرار على شاشة ويبذلون جهداً أكبر من المعتاد للحفاظ على تركيزهم والعمل معاً. ويجتمع هذان العاملان ليجعلا بيئة الاجتماع أكثر إرهاقاً بطبيعتها. ويُعد تخصيص فترات استراحة مدتها 2-5 دقيقة أثناء الاجتماع حلاً مناسباً لإتاحة المجال لفريقك للتمدد وإراحة أعينهم وإعادة ملء أكواب القهوة، ثم العودة إلى مقاعدهم بنشاط واستعداد لمواصلة الاجتماع.
تعرّف على أدوات منصتك
تأتي منصات الاجتماعات عبر الإنترنت مزودة بأدوات كثيرة تساعد على محاكاة تجربة الحضور الشخصي، وفي بعض الحالات تتيح هذه الميزات إنجاز مهام لا يمكن تنفيذها خارج البيئة المتصلة بالإنترنت. ولضمان إنتاجية اجتماعك عبر الإنترنت، من المهم أن يكون جميع أعضاء الفريق على دراية بهذه الميزات. كما تحتاج المؤسسة إلى اختيار منصة اجتماعات عبر الإنترنت تتضمن الميزات التي يحتاج إليها الفريق للاجتماع والتعاون بطريقة تناسب طبيعة عمله.
خصص وقتًا لفهم كيفية اجتماع فريقك للعمل واللقاء. تُعد ميزات الأسئلة والأجوبة (Q&A)، ورفع اليد، والتركيز على المتحدث النشط من الأدوات التي تساعد مقدم العرض على تقديم المعلومات بكفاءة أكبر، مع تمكين المستمعين من التفاعل دون إحداث إزعاج. تتيح مشاركة الشاشة والمستندات، وتحرير السبورة البيضاء، والدردشة الجماعية والخاصة للمستخدمين العمل بطريقة عملية وتعاونية أكثر. ينبغي أن تدعم منصة الاجتماعات عبر الإنترنت جميع هذه الميزات وأن تعرضها بطريقة يسهل فهمها واستخدامها.
إنشاء مواد الاجتماع ومشاركتها وتحريرها
تُعد القدرة على إنشاء المستندات والعروض التقديمية والمواد المرئية الأخرى ومشاركتها ميزة بارزة ومحركًا رئيسيًا لإنتاجية الاجتماعات عبر الإنترنت. ويمكن للمشاركين التحدث وتبادل الأفكار أثناء العمل معًا في مستند مشترك عبر الإنترنت. تتيح ميزة السبورة البيضاء للمستخدمين إنشاء مواد مرئية فوريًا للمساعدة في النقاش والتخطيط. كما يمكن مشاركة الوسائل المرئية بنقرة زر وعرضها على شاشة المستخدم، بينما يلفت مقدم العرض الانتباه إلى النقاط الرئيسية. تساعد مشاركة الشاشة أعضاء الفريق على تقديم سياق لنقاط النقاش، وتتيح مشاركة الملفات للمشاركين الاطلاع مباشرة على المواد المشار إليها أثناء الاجتماع وبعده.
مع تحوّل التعاون عبر الإنترنت إلى معيار جديد في أسلوب عملنا، من المهم اتخاذ الخطوات اللازمة للحفاظ على إنتاجية اجتماعاتك عبر الإنترنت. ومن الطرق الرئيسية لتحقيق ذلك إشراك المشاركين في الاجتماع بفاعلية، وفهم أدوات منصتك، والاستفادة من مواد الاجتماع والوسائل المرئية القابلة للمشاركة. وقبل القيام بأي من ذلك، يجب أولًا اختيار منصة الاجتماعات عبر الإنترنت المناسبة لفريقك. وبفضل خبرتها التي تقارب 20 years في ابتكار حلول تساعد الشركات على النجاح، شرعت Grandstream في تطوير IPVideoTalk ليكون مساحة اجتماعات عبر الإنترنت سهلة الاستخدام، بميزات تعزز إنتاجية الفريق وتعاونه. لا حاجة إلى برامج أو إضافات إضافية، بل تعاون فعّال فحسب.
أنشئ حسابك مجانًا اليوم وابدأ بتحقيق إنتاجية أكبر في اجتماعاتك عبر الإنترنت.