en español em português
Remote collaboration and online meetings have become a standard way to work together across most industries as a result of the Covid-19 pandemic. Luckily, online meeting technology is readily available to help teams come together and work with one another as if they were right there in person. Adapting to the new standard of work has proven to be a challenge for some teams, however, and it’s important to practice strategies that keep everyone on track. In this blog post, we’ll be covering the best practices and platform features that can keep your online meetings productive.
Actively Engage with Meeting Participants
Online meetings are full of potential distractions that can pull away the focus of your participants. Team members can check in on a favorite sports team, scroll through social media, or watch a quick video in just a few clicks. Over the course of a meeting, distractions like this can occur among all participants and quickly add up to be a huge drain on meeting productivity. The steps below can help your team members actively engage and refocus on the meeting at hand.
Create an agenda and reference it frequently
An agenda will help organize the meeting before it even begins and allows team members to properly prepare in advance. Referencing the agenda mid-meeting also refocuses distracted team members on a particular goal and engages them in the discussion or presentation. Agendas can also be created, shared, viewed, and edited as the meeting progresses, keeping key developments updated and available for all participants.
Ask more questions
Even in person, it can be easy for a colleague to lose focus and let their mind wander if they aren’t being actively engaged. This is even truer when holding meetings online. Asking questions is an important strategy to keep a team focused, collaborating, and moving the meeting towards its intended goal. Meeting platform features such as Q&A, raise hand, and chat can also be used to assist with this process.
Provide more micro-breaks
It is important to understand that within an online meeting there are a lot of distractions competing for a team member’s attention, and that’s okay. Unlike a face-to-face meeting, participants are also constantly focusing on a screen and exercising more effort than normal to stay focused and work together. These two factors come together to create an environment that is more naturally fatiguing. Providing 2-5 minute breaks throughout the meeting is a good solution to allow your team to stretch, rest their eyes, refill their coffee, and sit back down feeling refreshed and ready to continue.
Understand Your Platform’s Tools
Les plateformes de réunion en ligne offrent de nombreux outils pour reproduire une expérience en présentiel. Dans certains cas, ces fonctionnalités permettent d’accomplir des tâches impossibles en dehors d’un environnement en ligne. Pour que vos réunions en ligne restent productives, il est important que tous les membres de l’équipe connaissent bien ces fonctionnalités. Une organisation doit également choisir une plateforme de réunion en ligne dotée des fonctionnalités nécessaires pour permettre à une équipe de se réunir et de collaborer selon sa dynamique propre.
Prenez le temps de comprendre comment votre équipe se réunit et travaille ensemble. Les questions et réponses (Q&A), la fonction de lever la main et la mise en avant de l’intervenant actif sont autant de fonctionnalités qui aident les présentateurs à transmettre les informations plus efficacement, tout en permettant aux auditeurs d’interagir sans perturber la réunion. Le partage d’écran et de documents, la modification d’un tableau blanc ainsi que les discussions de groupe et privées permettent aux utilisateurs de travailler ensemble de manière plus concrète et collaborative. Votre plateforme de réunion en ligne doit prendre en charge toutes ces fonctionnalités et les présenter de façon simple à comprendre et à utiliser.
Créer, partager et modifier les supports de réunion
La possibilité de créer et de partager des documents, des présentations et d’autres contenus visuels constitue un avantage distinct et un moteur essentiel de la productivité des réunions en ligne. Les participants peuvent discuter et échanger des idées tout en travaillant ensemble dans un document en ligne partagé. La fonction tableau blanc permet aux utilisateurs de créer des visuels à la volée pour faciliter les discussions et la planification. En outre, les supports visuels peuvent être partagés en un clic et affichés à l’écran de l’utilisateur, tandis que le présentateur peut attirer l’attention sur les points clés. Le partage d’écran aide les membres de l’équipe à contextualiser leurs propos, et le partage de fichiers permet aux participants de consulter activement les documents mentionnés pendant et après la réunion.
Alors que la collaboration en ligne devient une nouvelle norme dans notre façon de travailler, il est important de prendre les mesures nécessaires pour que vos réunions en ligne restent productives. Faire participer activement les participants, comprendre les outils de votre plateforme et tirer parti des supports et contenus visuels partageables sont autant de moyens d’y parvenir. Avant cela, vous devez d’abord choisir la plateforme de réunion en ligne adaptée à votre équipe. Fort de près de 20 ans d’expérience dans la création de solutions qui aident les entreprises à réussir, Grandstream a conçu IPVideoTalk comme un espace de réunion en ligne intuitif, doté de fonctionnalités axées sur la productivité et la collaboration des équipes. Aucun logiciel ni plug-in supplémentaire : une collaboration efficace, tout simplement.
Créez gratuitement votre compte dès aujourd’hui et gagnez en productivité lors de vos réunions en ligne.