بالإسبانية بالبرتغالية
أصبح العمل عن بُعد منتشرًا على نطاق واسع عالميًا، ويُعد البقاء على اتصال أمرًا أساسيًا لزيادة إنتاجية المؤسسات، كبيرة كانت أم صغيرة. تُعد الاجتماعات عبر الإنترنت وسيلة رائعة للشعور بالتواصل مع زملاء العمل وأعضاء الفريق. ويُعد الاجتماع مع الجميع افتراضيًا طريقة فعالة للحفاظ على سير العمل بصورة طبيعية خارج المكتب. في هذه المدونة، نستعرض مفاتيح إدارة اجتماع ناجح عبر الإنترنت.
عند إعداد اجتماعك، احرص على تضمين عنوان واضح وخطة عمل. وبهذه الطريقة، سيتمكن الحاضرون من إعداد أي أسئلة أو تعليقات لديهم حول المحتوى الذي ستتم مناقشته. احرص على ضبط تذكير في التقويم للحاضرين ضمن دعوات الاجتماع. تساعد تنبيهات التذكير فريقك على الالتزام بالجدول والاستعداد للاجتماع، أينما كانوا. تتيح منصة IPVideoTalk من Grandstream لمضيف الاجتماع إرسال هذه الدعوات، وتخصيص الرسائل، وضبط تذكيرات تلقائية للحاضرين، وكل ذلك من خلال منصة IPVideoTalk.
استعد مسبقًاقبل موعد اجتماعك، احرص على اختبار المنصة للتأكد من معرفة كيفية استضافة الجلسة على النحو الصحيح والتعرّف على أدوات التحكم. كلما ازداد فهمك للمنصة التي تستخدمها، زادت سلاسة اجتماعك. تتيح IPVideoTalk للمضيفين تبديل مقدمي العروض، وإزالة أحد الحاضرين، وإدارة المحادثة، ومشاركة شاشاتهم، وغير ذلك الكثير. ومن الجوانب المهمة الأخرى للاستعداد لاجتماع ناجح إجراء تدريبات مسبقة على العرض والنقاط التي ستطرحها لضمان وضوح الرسالة وإيجازها.
مهما كان حجم عملك أو اجتماعك، احرص دائمًا على الاستعانة بفريق لمساعدتك في إدارة الاجتماع. قبل تقديم عرضك، اطلب من أحد أعضاء الفريق مراجعة النقاط التي ستطرحها والعرض للكشف عن أي أخطاء إملائية، والتأكد من اتساق الرسالة من وجهة نظر شخص آخر. وأثناء تقديمك، يمكنك تكليف عضو آخر من الفريق بمتابعة المحادثة والرد على أي أسئلة أو تعليقات ترد فيها.
وأخيرًا، احرص على توفر مصدر طاقة احتياطي وعلى شحن الكمبيوتر أو جهاز المؤتمرات الآخر بالكامل، لتجنب أي صعوبات تقنية غير متوقعة يمكن تفاديها. فالاجتماع الذي يسير بسلاسة تقنية يخفف عنك مصدرًا من مصادر التوتر، خاصة في الاجتماعات عن بُعد، حيث لا يتوفر الدعم التقني لمكتبك دائمًا.
خصص مكانًا لاجتماعكسواء كنت تستضيف اجتماعك من المنزل أو الفندق أو المكتب، احرص على تخصيص مكان لتقديم عرضك. فهذا يضمن خلفية مرتبة ومكانًا هادئًا ومساحة عمل مريحة، بما يساعدك أنت والجمهور على التركيز على محتوى الاجتماع.
لا تنسَ المتابعة بعد الاجتماعتمامًا مثل الدعوات والتذكيرات، تُعد رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة مهمة بالقدر نفسه لضمان تجربة اجتماع ناجحة عمومًا. احرص على تضمين النقاط التي طرحتها والعرض التقديمي في رسالة المتابعة، ليتمكن الحاضرون من الرجوع إلى المعلومات بسهولة وإرسال أي أسئلة متابعة متبقية لم يتسنَّ طرحها لضيق الوقت.
يسهل عقد الاجتماعات عن بُعد عبر الإنترنت عندما تهيئ الظروف لنجاحها. وبمساعدة منصة IPVideoTalk Meetings من Grandstream، ستكون مستعدًا تمامًا لـ #StayHomeWithGS.