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Le travail à distance est désormais bien établi dans le monde entier, et rester connecté est essentiel à la productivité de toute organisation, quelle que soit sa taille. Les réunions en ligne sont un excellent moyen de garder le contact avec vos collègues et les membres de votre équipe. Se réunir virtuellement permet de préserver une certaine normalité en dehors du bureau. Dans cet article, nous passons en revue les clés pour animer une réunion en ligne réussie.
Lors de la création de votre réunion, veillez à indiquer un titre clair et un plan d’action. Vos participants pourront ainsi préparer les questions ou commentaires qu’ils pourraient avoir sur les sujets à aborder. Dans les invitations, pensez à définir un rappel de calendrier pour les participants. Les alertes de rappel aident votre équipe à respecter le calendrier et à être prête pour la réunion, où qu’elle se trouve. IPVideoTalk de Grandstream permet à l’organisateur d’envoyer ces invitations, de personnaliser les messages et de définir des rappels automatiques pour les participants, le tout depuis la plateforme IPVideoTalk.
Prepare ahead of timeAvant la réunion prévue, veillez à tester votre plateforme pour savoir comment animer correctement la session et vous familiariser avec les commandes. Plus vous maîtriserez la plateforme utilisée, plus votre réunion se déroulera facilement. IPVideoTalk permet aux hôtes de changer de présentateur, d’exclure un participant, de gérer la fonction de discussion, de partager leur écran et bien plus encore. Pour réussir votre réunion, il est également important de répéter votre présentation et vos points clés afin de transmettre un message clair et concis.
Quelle que soit la taille de votre entreprise ou de votre réunion, veillez à vous faire aider par une équipe pour l’organiser. Avant votre présentation, demandez à un collègue de relire vos points clés et votre présentation afin de repérer les fautes d’orthographe et de vérifier la cohérence du message avec un regard extérieur. Pendant votre présentation, vous pouvez confier à un autre membre de l’équipe le suivi de la discussion et le traitement des questions ou commentaires qui y apparaissent.
Enfin, veillez à disposer d’une alimentation de secours et à ce que votre ordinateur ou tout autre appareil de visioconférence soit complètement chargé afin d’éviter les problèmes techniques imprévus et évitables. Une réunion qui se déroule sans problème technique est un souci de moins, surtout pour les réunions à distance, où l’assistance technique de votre bureau n’est pas toujours disponible.
Have a designated space for your meetingQue vous organisiez votre réunion depuis votre domicile, un hôtel ou votre bureau, prévoyez un espace dédié à votre présentation. Vous aurez ainsi un arrière-plan dégagé, un environnement calme et un espace de travail confortable qui vous aideront, vous et votre public, à vous concentrer sur le contenu de la réunion.
Don’t forget to follow up afterwardTout comme les invitations et les rappels, les courriels de suivi sont tout aussi importants pour garantir une expérience de réunion réussie dans son ensemble. Veillez à inclure vos points clés et la présentation dans votre courriel de suivi afin que les participants disposent facilement des informations et puissent envoyer les questions complémentaires qu’ils n’ont peut-être pas eu le temps de poser pendant la réunion.
Organiser des réunions à distance en ligne est facile lorsque vous vous donnez les moyens de réussir. Avec la plateforme de réunions IPVideoTalk de Grandstream, vous êtes parfaitement préparé pour #StayHomeWithGS.