Déploiement de réseaux de communication pour les établissements scolaires de la maternelle au secondaire
Un réseau de communication est l’un des éléments d’infrastructure les plus essentiels de tout établissement scolaire. Les parents, les enseignants, l’administration et parfois même les élèves s’appuient sur ce réseau pour rester informés et productifs. La diversité des utilisateurs d’une école rend son réseau plus complexe que celui d’autres établissements. Il est important de définir une stratégie d’appels entrants avant de déployer une solution de communications unifiées afin que le processus de communication soit simple et fluide pour toutes les personnes concernées. Poursuivez votre lecture pour découvrir 4 conseils qui vous aideront à créer une stratégie d’appels entrants adaptée aux parents, au personnel et aux élèves.
1. Numéro à sélection directe à l’arrivée
Un numéro à sélection directe à l’arrivée (DID) est l’un des meilleurs moyens d’orienter les appels entrants des parents, des bureaux du district et d’autres institutions. Un DID est un numéro virtuel qui peut être attribué directement à un employé ou à un groupe d’appels. C’est un excellent moyen de fournir une ligne directe aux utilisateurs ou groupes d’utilisateurs suivants :
- Administration scolaire – Les parents peuvent signaler les absences et se tenir rapidement et facilement informés des événements scolaires
- Directeurs d’établissement – Le personnel du bureau de la région scolaire et de l’école peut consacrer moins de temps à essayer de joindre le directeur et davantage à collaborer
- Conseillers d’orientation – Fournit une ligne d’assistance aux élèves victimes de harcèlement ou ayant besoin d’un accompagnement scolaire
Dans un déploiement centralisé qui relie tout un district scolaire à un seul réseau, les DID peuvent également fournir un numéro unique à chaque école.
2. Réponse vocale interactive
Lorsque des appels arrivent sur la ligne principale d’une école, un IVR peut servir à les orienter correctement sans intervention du personnel en direct. L’administration peut ainsi consacrer moins de temps à gérer les appels et davantage à gérer les activités de l’école ou du district. Dans cet exemple, les appels peuvent être acheminés vers l’un des postes DID mentionnés précédemment ou vers d’autres services de l’établissement qui n’ont pas besoin de leur propre DID, mais doivent pouvoir être joints depuis l’extérieur. Un IVR est également un moyen idéal d’acheminer rapidement les appels du bureau central d’un district scolaire vers chacune des écoles du réseau.
3. Schémas d’appels pour orienter le trafic
Les modèles d’appel peuvent déterminer automatiquement si un appel entrant provient d’une source locale, nationale ou internationale, puis l’acheminer en conséquence. Selon leur origine, ces appels peuvent être dirigés vers des SVI, des files d’attente ou des postes spécifiques au sein d’une école. Par exemple, un district scolaire peut s’assurer que tous les appels provenant de l’indicatif régional local de sa communauté sont reçus directement par un réceptionniste ou dirigés vers une file d’attente prioritaire. Les appels entrants provenant d’indicatifs régionaux locaux sont généralement ceux de parents, d’entreprises locales ou de membres du personnel qui justifient des délais de réponse plus courts.
4. Réseaux centralisés avec basculement
Le réseau de communication d’un district est généralement composé de plusieurs écoles interconnectées par un IP PBX unique. Il est recommandé de centraliser les réseaux d’un district afin de créer une solution de basculement en cas de panne du système. Pour cela, il est possible de déployer un IP PBX distinct dans chaque école, puis de les connecter à un IP PBX central au moyen de trunks SIP appairés. Une fois cette configuration en place, l’IP PBX de chaque école dispose d’une route entrante supplémentaire, configurée pour utiliser un trunk SIP dédié en cas de panne du réseau principal.
Les DID, les SVI, la priorisation du trafic au moyen de modèles d’appel et le déploiement de réseaux centralisés avec capacité de basculement sont des méthodes essentielles pour soutenir la stratégie de gestion des appels entrants d’une école. En appliquant correctement ces conseils, vous pouvez créer un réseau de communication qui soutient les activités de l’école, améliore la productivité du personnel et permet aux parents, aux élèves et aux membres de la communauté de joindre plus rapidement les bonnes personnes.
Vous souhaitez savoir comment tirer parti de Grandstream pour les réseaux des écoles de la maternelle à la terminale ? Consultez notre guide de déploiement complet.