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Le débat entre IP-PBX sur site et hébergé se poursuit : lequel choisir ? Chaque option d’IP-PBX a ses propres caractéristiques et avantages. L’essentiel est de déterminer celle qui répond le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise. Même si tout semble migrer vers le cloud, les solutions IP-PBX hébergées ne conviennent pas à tout le monde. Je vais vous présenter les détails de chacune pour vous aider à choisir l’IP-PBX qui vous convient.

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Contrôle

Tout le monde aime garder le contrôle, n’est-ce pas ? En donnant aux utilisateurs la pleine maîtrise de leur solution de communication, les IP-PBX sur site (souvent appelés « on-prem ») offrent un niveau supérieur de contrôle, de personnalisation et de réactivité. Avec un service hébergé, l’utilisateur ne contrôle pas l’IP-PBX, car le fournisseur du service hébergé gère tout. Par exemple, des tâches simples comme l’ajout d’un nouvel utilisateur peuvent être effectuées rapidement, sans avoir à contacter votre fournisseur de services ni à attendre qu’il apporte la modification (généralement moyennant des frais récurrents supplémentaires). Avec un IP-PBX sur site, les utilisateurs peuvent également créer des intégrations avec des logiciels comme les systèmes CRM afin de mettre en place une solution de communications unifiées complète. Avec une solution hébergée, des intégrations plus poussées avec d’autres systèmes ne sont souvent pas possibles ou ne peuvent pas être suffisamment personnalisées pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Cependant, un grand pouvoir implique de grandes responsabilités et, pour atteindre ce niveau de contrôle et d’intégration, les IP PBX sur site nécessitent généralement une équipe informatique ou un administrateur système pour gérer la maintenance, l’évolution, les mises à jour et les améliorations. Si votre entreprise préfère ne pas s’occuper directement de sa technologie, une solution sur site n’est peut-être pas le meilleur choix ; une solution hébergée permettrait de confier la gestion au fournisseur de services. Les solutions hébergées permettent aux organisations d’ajouter de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux utilisateurs en contactant simplement le fournisseur de services. Bien que cela entraîne des frais d’abonnement supplémentaires, cette solution évite d’investir dans une équipe informatique ; les mises à jour et améliorations mineures peuvent ainsi être réalisées sans trop de contraintes pour l’utilisateur.

Investissement

L’une des principales différences entre les solutions hébergées et sur site concerne l’investissement financier nécessaire à la mise en œuvre et à l’exploitation de ces systèmes. Les services hébergés ne nécessitent généralement pas d’équipe informatique, car le fournisseur de services assure la majeure partie de leur configuration et de leur gestion ; les entreprises ont donc souvent un faible coût initial de possession. À court terme, un service hébergé est moins coûteux, avec des frais initiaux réduits pour l’équipement et la configuration. Cependant, avec les frais d’abonnement mensuels et les coûts liés à l’ajout de capacité et de fonctionnalités spéciales, une solution hébergée devient plus coûteuse au fil du temps. En général, les services hébergés conviennent très bien aux petites entreprises ou aux start-ups qui doivent déployer rapidement un système et ne disposent pas de personnel informatique pour gérer un système interne.

Les solutions sur site nécessitent un investissement initial plus élevé, mais leur coût est inférieur sur toute la durée de vie du système. Le coût du matériel de l’IP PBX et des appareils associés constitue votre dépense initiale, mais il n’y a pas de frais de service mensuels, en dehors du coût des téléphones ou des lignes SIP. Vous pouvez également trouver

options matérielles

qui n’imposent pas de frais de licence par fonctionnalité. Vous pouvez faire évoluer le système sans frais supplémentaires et ainsi réaliser davantage d’économies par rapport à une solution hébergée. C’est une excellente option pour les grandes entreprises ou les PME disposant d’un service informatique dédié à la gestion de la solution sur site et souhaitant faciliter son extension, son contrôle et ses intégrations tierces.

Sécurité

Il est difficile de passer une journée sans lire une nouvelle concernant un piratage ou une cyberattaque ; la sécurité est donc, à juste titre, une priorité absolue. Les solutions sur site protègent mieux votre réseau de communication que les solutions hébergées, car elles vous permettent de contrôler, surveiller et sécuriser votre propre réseau. Au lieu de confier la sécurité à votre fournisseur d’hébergement, vous gardez le contrôle de votre système et de votre réseau, et donc de leur sécurité.

Taille

La taille compte : c’est l’un des principaux critères pour choisir entre une solution hébergée et une solution sur site. Selon la taille de votre organisation, vos besoins en matière de fonctionnalités, de coût et de contrôle varient. Les IP PBX hébergés conviennent souvent aux petites entreprises qui ne disposent pas d’une équipe informatique ou d’un administrateur système, et pour lesquelles les coûts récurrents par utilisateur ne risquent pas de devenir ingérables. Pour les entreprises ayant des besoins fonctionnels plus simples, les solutions hébergées sont adaptées, car elles n’ont pas besoin d’autant de fonctionnalités personnalisées ni d’intégrations. Les entreprises moyennes et grandes ont souvent besoin de davantage de contrôle, de personnalisation et de capacité, ce qui rend une solution sur site avantageuse.

Continuité

Compte tenu de la nature de la technologie VoIP, nous dépendons d’une connexion Internet stable pour assurer le fonctionnement de nos systèmes de communication. Les solutions hébergées et sur site proposent différentes fonctionnalités de continuité pour y parvenir. Avec une solution hébergée, si votre connexion Internet est interrompue, votre système téléphonique cesse lui aussi de fonctionner. Les appels peuvent toutefois être transférés vers la messagerie vocale ou des téléphones mobiles, car le fournisseur hébergé maintient le système sur ses serveurs. Si votre fournisseur de services rencontre des problèmes, vous dépendez de lui pour rétablir le service. Avec une solution sur site, vous disposez de plusieurs options en cas de coupure de votre connexion Internet. Premièrement, l’intégration de lignes PSTN permet de continuer à passer des appels ; pour éviter les interruptions de service dues à d’autres causes matérielles, vous pouvez aussi mettre en place une solution redondante ou à haute disponibilité.

Les IP PBX sur site sont particulièrement adaptés pour :

  • Économiser à long terme grâce à des frais récurrents réduits et à davantage de fonctionnalités et de personnalisations
  • PME et grandes entreprises disposant des ressources techniques nécessaires pour gérer le système et tirer pleinement parti des fonctionnalités avancées et des intégrations
  • Les organisations pour lesquelles la disponibilité est primordiale, et qui déploient une solution redondante ou à haute disponibilité
  • Lorsque vous souhaitez garder le contrôle total de votre sécurité, un IP PBX sur site vous permet de gérer et de surveiller la sécurité de votre système, et d’en garder le contrôle
  • Déploiements de communications unifiées intégrés comprenant des systèmes tels que CRM, la gestion hôtelière, les centres d'appels, etc.

Les IP PBX hébergés sont particulièrement adaptés pour :

  • Les entreprises qui ont besoin d’un faible coût de possession et de faibles coûts initiaux
  • Lorsqu’un déploiement d’IP PBX doit être effectué rapidement, le fournisseur hébergé prend en charge la majeure partie des tâches de configuration
  • Petites entreprises ou start-ups ne disposant pas de personnel informatique facilement disponible pour les mises à jour et la maintenance du système
  • Organisations qui utilisent des solutions prêtes à l'emploi et n'ont pas besoin d'intégrations personnalisées avec des systèmes tiers
  • Entreprises qui souhaitent une maintenance simple, car le prestataire hébergé prend en charge la maintenance et les mises à niveau